Elektronische Personalakte

In der modernen Office Welt werden zunehmend alle Arbeitsschritte auf digitaler Ebene verarbeitet. Ein weiterer Schritt in diese Richtung ist die elektronische Personalakte. Man findet sie deshalb in der Literatur auch sehr oft unter dem Begriff der digitalen Personalakte. Dabei handelt es sich um eine neuartige Software, welche zur Verwaltung von Dokumenten eingesetzt wird. Vor allem im Personalwesen von Unternehmen findet sie zunehmend Einsatz. Zum Beispiel lassen sich mit der elektronische Personalakte nicht-mitarbeiterbezogene Dokumente wie beispielsweise Formular- und Korrespondenzvorlagen elektronisch verarbeiten. Die Verarbeitung erfolgt dabei mit einer personalisierten Barcode Eingabe. Die Erstellung der Daten erfolgt völlig elektronisch und ermöglicht auch eine elektronische Verteilung.

 

Eine weitere Spezialisierung ist etwa die Möglichkeit der Freigabe von Mitarbeiteranträgen. Sie können vereinfacht verwaltet werden. Dadurch werden auch entsprechende Fähigkeiten aller Mitarbeiter viel besser verwaltet. Auf Basis der eingegebenen Daten können auch Auswertungen gemacht werden und Reports erstellt werden.

 

Aus diesem Grund verwenden heute immer öfter Personalabteilungen von größeren Unternehmen die elektronische Personalakte. Sie vereinfacht den täglichen Gebrauch von Daten ungemein. Die elektronische Personalakte ersetzt immer mehr die traditionelle Personalakte. Es ist damit auch das Ziel, administrative Prozesse zu optimieren. Es ist mit diesem System eine intelligente und einfache Handhabung aller Arbeitsabläufe in der Personalabteilung möglich. Die Datenerfassung wird beschleunigt und die Auswertung der Daten geschieht viel einfacher als es noch früher möglich war. Damit gewinnt das Unternehmen sehr viel Zeit. Es wird einem dadurch ein beträchtlicher Zeitgewinn ermöglicht.

 

Es sind aber insbesondere die vielen automatisierten Prozesse, welche die elektronische Personalakte auszeichnet. Damit verbunden ist also nicht nur ein beträchtlicher Zeitgewinn und die Ersetzung der traditionellen Papier-Personalakten, sondern auch der Lagerung von unendlich vielen großen Papiermengen. Es können alle Dokumente sehr leicht eingescannt werden. Alle Arbeitsverträge, Leistungsbeurteilungen, Mitarbeiterbewertungen oder jeglicher Schriftverkehr kann in der elektronische Personalakte ganz einfach erfasst werden. Damit wird diese Software zu einem unerlässlichen Instrument in ihrem Unternehmen.